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Kiho x PHM Group: Eine umfassende Lösung für Rollout und Außendienst

Gute Produkte bleiben gute Produkte – aber effektive Einführung und die erfolgreiche Integration in die täglichen Abläufe eines Unternehmens sind absolut entscheidend. Andernfalls ist selbst das beste Produkt nutzlos. Kiho hielt den engen Zeitplan durch sorgfältige Planung ein und entwickelte eine End-to-End-Lösung, die genau auf die Bedürfnisse der PHM Group zugeschnitten war.

Das gesamte System lässt sich einfacher verwalten, wenn das Fuhrparkmanagement auf einer einzigen Plattform basiert.

Die PHM Group ist ein Gebäudedienstleistungskonzern, dessen Ziel es ist, sich um Menschen zu kümmern, indem ihre Lebensumgebungen gepflegt werden. Die lokalen Unternehmen sind in mehreren Ländern tätig – mit über 10.000 Mitarbeitern im gesamten Konzern.

Aufgrund einer gezielten Expansionsstrategie nutzte die PHM Group unterschiedliche Flottenverfolgungssysteme von mehreren Anbietern – allein in Finnland waren es sechs Systeme.

„Grundsätzlich erfüllten die Systeme ihren Zweck, aber sie waren für fundierte Entscheidungen ungeeignet, da ihre Kennzahlen voneinander abwichen. Die Daten waren an verschiedenen Orten gespeichert, und ein Vergleich war schwierig. Natürlich kann man neue Metriken definieren, aber mehrere Systeme zu verwalten und deren Berichte in ein einheitliches Dokument zusammenzuführen – das funktioniert einfach nicht“, erklärt Erkan Yilmaz, Einkaufsleiter der PHM Group.

Yilmaz und der Fuhrparkleiter Mika Uusi-Simola wollten ein einziges System für die gesamte PHM Group. Zunächst sollte es bei den finnischen Tochterunternehmen eingeführt werden; anschließend wollte man prüfen, ob ein internationaler Rollout in Frage käme.

Zu diesem Zeitpunkt war Kiho bereits bei einigen kleinen Tochterfirmen der PHM Group in Finnland im Einsatz – allerdings nur in kleinem Maßstab. Ein System verwaltete 1.500 Fahrzeuge, ein anderes 800 – während Kiho gerade einmal etwas über hundert Fahrzeuge verfolgte. Trotzdem setzte sich Kiho im Beschaffungsprozess durch.

„Der Preis ist ein wesentlicher Faktor bei einer Ausschreibung, aber am wichtigsten ist die Funktionalität, die die Lösung bietet. Letztendlich sind die meisten Fuhrparkmanagementsysteme recht ähnlich, aber Kiho hatte zusätzliche Funktionen, die uns überzeugten”

— Erkan Yilmaz, Einkaufsleiter, PHM Group

Auf die Bedürfnisse des Kunden hören – und liefern

Die Ausführungsqualität von Kiho, die Servicefunktionen und die Bereitschaft, die Lösung exakt nach den Anforderungen zu entwickeln, waren überzeugend. Das Gesamtpaket war bereits stark, und der Plan für eine PHM-spezifische Anwendung zur regionalen Einsatzplanung war klar definiert.

„Wir konnten ein umfassendes Paket anbieten, das den Kunden überzeugt hat. Wir haben verhandelt, wir haben auf ihre Bedürfnisse gehört – und dann war klar: Das ist unser Projekt“,

sagt Antti Koponen, Leiter des Key Account Sales bei Kiho.

Die taktische Karte – Kihos regionales Einsatzplanungs-Feature, speziell für den Fuhrpark von PHM entwickelt – war ein entscheidender Verkaufsfaktor.

„Sie wollten sie bis zum Winter für unseren Winterdienst einsatzbereit haben. Natürlich gibt es Einsatzplanungssysteme, aber wir brauchten eines, das direkt an unseren Fuhrpark angebunden ist“, erklärt Erkan Yilmaz.

Das endgültige Paket war ein umfassendes Fuhrparkmanagementsystem. Heute überwacht Kiho fast 4.300 Maschinen der PHM Group, und rund 750 Servicetechniker nutzen die Kiho-App.

Besonders ausschlaggebend waren die individuell entwickelte taktische Karte für PHM, die Funktionen zur Verwaltung des gesamten Fuhrparks der Gruppe und die einheitliche Ansicht für sowohl Vorgesetzte als auch Außendienstmitarbeitende.

Zudem musste alles innerhalb eines klar definierten und streng eingehaltenen Zeitplans geschehen – die Vereinbarung wurde Ende des Sommers getroffen, und die Installationen mussten vor dem ersten Schneefall abgeschlossen sein.

„Am vereinbarten Tag war Kiho bei der PHM Group live geschaltet. Das war für den Kunden äußerst wichtig – und dank sorgfältiger Planung konnten wir diese Anforderungen erfüllen“,
erinnert sich Koponen.

„Der Zeitplan war extrem eng. Aber Kiho übernahm die Verantwortung und stellte sicher, dass die Geräte installiert wurden – und durch harte Arbeit blieben wir im Zeitrahmen. Unsere Gruppe zu organisieren – 60 verschiedene Unternehmen in ganz Finnland – war keine Kleinigkeit. Einige haben nur ein paar Millionen Euro Umsatz, andere über hundert Millionen; einzelne Standorte können sehr groß sein. Wir mussten sicherstellen, dass die Geräte und Installateure zur richtigen Zeit am richtigen Ort einsatzbereit waren.

„Es war keine einfache Aufgabe – aber wir haben sie mit Bravour gemeistert.“

— Erkan Yilmaz über den Umfang des Implementierungsprojekts.

Maximierung der Wirtschaftlichkeit pro Standort

„Und die Möglichkeit, pro Einsatzort Hinweise zu hinterlegen, ist ebenfalls ein großer Vorteil.

Kommt ein Fahrzeug zu einer Einfahrt, sieht der Fahrer automatisch zum Beispiel: ‚Keinen Schnee auf Parkplatz Nummer eins zu häufen.‘

Ist es nächsten Samstag ein anderer Fahrer, weiß er trotzdem genau, was zu tun ist.“

Vor Kiho wurden solche Hinweise per Klebezettel oder an einem Whiteboard im Pausenraum weitergegeben.

Heute sind sie im digitalen System gespeichert – stets mit dem richtigen Standort verknüpft.

„Es war keine spezielle Geräteschulung notwendig. Kiho läuft auf einem Tablet im Fahrzeug – dem Fahrer wird das Tablet in die Hand geben, kurz die wichtigsten Funktionen der App erklären, und nach ein paar Minuten kann selbst jemand mit einem einfachen Handy Kiho bedienen, und der Betrieb läuft“, sagt Jurvelin.

Die Resonanz im Außendienst war durchweg positiv – und laut Rückmeldung der PHM Group war dieser Winter einer der besten in der Firmengeschichte.

„Die Leute fragten sogar: ‚Wann bekommen wir Kiho?‘ – Es war offensichtlich ein echter Bedarf da.

In der Gebäudedienstleistung gibt es viele bewegliche Teile – jetzt ist es einfach, wenn man sieht, wie alles zusammenpasst“,

so Jurvelin.

Datenbasiertes Management braucht Daten

Für die Führungskräfte war es ebenfalls entscheidend, ein Reporting-Tool zu haben, das fundierte Entscheidungen unterstützt.

„Nichts verbessert sich, wenn wir keine Kennzahlen haben – und diese Kennzahlen müssen auf einer einheitlichen Skala basieren. Wenn wir Entscheidungen treffen oder Veränderungen vornehmen, brauchen wir etwas, womit wir vergleichen können“, erklärt Erkan Yilmaz.

„Jetzt können wir problemlos die benötigten KPIs generieren, und die Messpunkte sind nach unseren Bedürfnissen auswählbar.
Jede Führungskraft oder jeder Abteilungsleiter hat jetzt visuelle, klare KPIs. Kiho hat sich verpflichtet, diese gemeinsam mit uns zu entwickeln – und sie haben investiert.
Wir sehen sofort, wo wir im Vergleich zu anderen Standorten stehen und wo Verbesserungsbedarf besteht“, sagt Yilmaz.

Finnland ist das Hauptsitzland der PHM Group, und die anderen Länder berichten dorthin über ihre Leistung.

Natürlich benötigt man auch vergleichbare Daten aus diesen Ländern – und es laufen bereits Gespräche, Kiho auch in anderen Märkten der PHM Group einzuführen.

„Das Feedback war ausnahmslos positiv, seit Kiho bei uns live ist – und persönlich würde ich mir wünschen, dass Kiho in all unseren Ländern zum Einsatz kommt. Dann könnten wir uns als Gruppe einheitlich weiterentwickeln – mit einem System, das die gesamte Organisation abdeckt.
Wir würden überall dieselben KPIs sehen, Fuhrparks, Maschinentypen, Verbrauch, Fahr- und Arbeitsweisen vergleichen können“, visioniert Yilmaz.

Ausbau der Partnerschaft

Auch die weitere Vertiefung der Zusammenarbeit ist nachgedacht worden.

Kiho hat die PHM Group bereits dabei unterstützt, die richtigen Metriken zu definieren und weiterzuentwickeln – doch Yilmaz ist bereit, die Partnerschaft weiter auszubauen.

„Wenn Kiho verschiedene Fuhrparkmanager zusammenbringen könnte, wären wir offen für eine Zusammenarbeit. Wir könnten uns gegenseitig coachen und eventuell zusammen die App und die Auswertungen weiterentwickeln“, hofft Yilmaz.

Beide Seiten zeigen sich zufrieden mit der Partnerschaft – wenn die Gesamtlösung funktioniert und Entwicklungswünsche schnell umgesetzt werden, entsteht daraus eine Beziehung, die beiden Seiten dient.

„Es ist großartig, mit jemandem zusammenzuarbeiten, dem man vertrauen kann“, schließt Yilmaz.